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每週一天「高效日」突破時間限制

「高效日」需要提前安排,做好準備才容易兌現。最好在一個月或二個月前,就將每週的高效日定出來,將需要完成的工作安排在日程中。(123RF)
「高效日」需要提前安排,做好準備才容易兌現。最好在一個月或二個月前,就將每週的高效日定出來,將需要完成的工作安排在日程中。(123RF)

編譯/李敏楠
手機訊息、電子郵件、臉書留言⋯⋯時間在頻繁的訊息更新中,被切得片段而瑣碎,想要集中精力做點事,頗具挑戰!一天只有24小時,堆積如山的待辦事項該如何消化?

如想提高效率,最大化成果,不妨嘗試每週一天的「高效日」,翻轉滯後的現狀。

何謂「高效日」?

勵志學習的方法中,不乏通過每天固定時間學習,如每天固定5分鐘背一個單詞,那麼一年365天就能積累365個單詞。以此類推,如果把5分鐘的專注時間增至半小時,或固定為半天或一天呢?

你會發現,專注的時間越長,學習或工作的效率也越高,更多的專注時間也意味著,你能完成更多想要做的事情,也有更多的時間靜下心來思考,得到的回饋也更多。

待辦事項一件一件地完成,代表效率提高,做事「有進度」。除了帶來完成工作的成就感之後,無形之中,也會有一種「時間好像多出來了」的喜悅,不會再有「時間不夠用」的無奈感。

因為沒有干擾,思考也能更有條理、更敏銳也更有深度;更能洞見事物的本質而專注在真正重要的事務上,避免浪費時間在沒有意義或沒有結果的事務上。這也是一種效率的提升。真正發揮了「高效日」的價值。

「高效日」的想法即源於此,每週固定挪出一整天的時間(12小時或依個人條件規劃),排除所有的干擾,專心做緊急的、重要的或需要高度創意的事情。

怎麼安排?

「高效日」需要提前安排,做好準備才容易兌現。最好在一個月或二個月前,就將每週的高效日定出來,將需要完成的工作安排在日程中。

其次是,不在「高效日」做可能讓自己分心的事。因為網路時代,一通電話或一封郵件可能會讓你臨時改變工作安排,這樣理應在「高效日」完成的工作又被推遲到了明天、後天,甚至無限延期。

此外,需跟家人或同事協商避開「高效日」的工作安排。例如,考慮好任務的交付期限(Deadline),避開日常工作必須參加的項目例會。提前在工作日曆中做標示,這樣同事安排會議時會注意到:哦!他/她這天已經安排事情了,換個時間開會吧。同時這對自己也是個提醒,沒有行動的計畫總難實現,就像愛默生所言:「一分的行動值一萬的理論」(An ounce of action is worth a ton of theory)。

想法有了,計畫做了,如何堅持達成「高效日」的目標呢?

還是需要毅力!

實現「高效日」需要毅力,否則是竹籃打水一場空。如手癢癢的一開始滑手機,理由是:就看一眼好久忙得沒時間看的領英,聽說Jason升職了,就當休息幾分鐘。麻煩了,如蟻穴擴張一樣,很快你發現半小時過去了,寫報告的思路被打斷了,需要再想想⋯⋯

工作滯後,被主管催促的日子不會好過。試試「高效日」吧!(Shutterstock)工作滯後,被主管催促的日子不會好過。試試「高效日」吧!(Shutterstock)

實現「高效日」還需要點策略,電話和郵件不會因為你專門安排了「高效日」就主動配合不來了。設定郵件自動回覆,告訴對方目前暫時無法回覆郵件;把手機設置靜音,設好留言。如能得到同事或家人的配合,萬一有緊急的事情由他們去處理,那麼「高效日」就無後顧之憂,專心做事,趕進度了。

專注需要條件來實現,「高效日」是途徑之一。都想要有工作和生活的平衡(Work and life balance),做到兩不誤需要技巧,「高效日」也是技巧之一。工作滯後,被主管催促的日子不會好過。試試「高效日」吧!翻轉工作進度,在實現工作和生活兩不誤上前進一步。◇