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遠距工作 必備六項軟實力!

視訊會議中,良好的溝通能提昇職場競爭力。(Shutterstock)
視訊會議中,良好的溝通能提昇職場競爭力。(Shutterstock)

文/佐依Zoey
在遠距工作上,有六個非常重要的軟實力需要培養,它們分別是:主動積極、工作效率、表達能力、自我管理、個人風格、溫柔細心。

1.主動積極

主動積極乍聽之下容易,做起來卻不是那麼簡單。主動積極與心態和信念有關。想要成為一個主動且積極的人,首先,要了解如何養成成長型心態。調整自己看事情的心態,並選擇那些對你有意義的工作,主動積極的態度就有機會出現在你身上了。

2.工作效率

工作效率包含判斷能力、決策速度、時間管理與專注力。想要高效工作,你必須知道要如何分析出子專案、細項優先次序應該如何安排、哪件事比較急?哪件事可以晚點做?怎麼做是最有效的?如何應用手上的時間?有突發狀況時要怎麼應對?是否可以加快做決定的速度?是否能夠減少分心的次數,更專注的完成手上的任務?

尤其從事遠距工作時,你越有效率,就有機會做到工作與生活的平衡。如果取得工作與生活的平衡對你而言夠重要,那你勢必就會更珍惜、更有毅力且更有責任感的將這個能力鍛鍊起來。

◎推薦坊間「高效率」書籍:《間歇高效率的番茄工作法》、《把問題化繁為簡的思考架構圖鑑》、《大腦整理習慣》、《遠距工作模式》與《下班後1小時的速效學習攻略》等。

3.表達能力

一位外商遠距工作職員,會碰到多個團隊(甚至跨國籍、跨時區)的緊密合作,而在新創企業上班則會面臨 Fast-Paced 快節奏、快步調、快決策的溝通挑戰,因此,如何快速切入主題、講話是否有重點、能否明確提出具體解決方案、能否聽出主管的話中話、能否用簡明扼要的方式來主持與參與會議,就會是遠距工作的一大考驗,而這當然也有機會成為你脫穎而出的加分條件之一。

無論是文字、視訊的會議、訊息、討論或報告,遠距工作者大多可以在會議前得知大略的討論主題與要點,而通過充足的準備,也能夠練習一下表達方式與梳理重點,擁有良好表達能力的人,通常工作效率與合作流暢度都能更好,那它自然也是種為你加分的軟性技能。

4.自我管理

當你真的開始在家工作後,你一天的行程很可能會是私人與工作行程同時混搭,你的私生活中過得如何,也會大大的影響工作表現。

舉凡睡眠、飲食、運動、娛樂,比起以前在辦公室上班時,居家工作都有可能讓固定的作息混亂,惡性循環又影響工作效率。同時,在家不動,活動量下降,也要叮嚀自己每天運動,是自我管理的重要環節。

除此之外,在家工作還可能造成社交的缺乏。你也可以在業餘的時間,進修相關的技能,加強自己各方面的專業,才不會默默地走入舒適圈而停止進步。

我們每個人的人生重要基石都環環相扣著,包含親密關係、職場生活與個人生活,假設你和你的另一半在上班之前因故起爭執,其實也會影響著你的工作表現,因此,想要強化工作表現,應該先從私人生活的細節中開始做調整。

5.個人風格

無論是否從事遠距工作,擁有特別的個人風格一直都是加分條件之一。因為它提高了你的不可取代性,有些故事只有你能說,有些事情只有你能做。該如何培育特別的個人風格?我認為就從多方位的視角開始培養起。

視訊會議中,良好的溝通能提昇職場競爭力。(Shutterstock)視訊會議中,良好的溝通能提昇職場競爭力。(Shutterstock)

想要擁有多種看事情的角度,簡單來說,就是要先擁有一個精采且多樣化的人生。如果我們的日常全都只有工作,那肯定也無法做出什麼太有創意的事情。因此,除了工作的產業,你得開始接觸更多跨領域、跨文化、跨屬性的項目,例如你可以多多了解歷史故事、多聽音樂、看電影,經常出外旅遊、參加博物館、嘗試不同國家的食物、從事戶外活動、嘗試極限運動、做手工藝、當志工、寫寫文章、閱讀奇幻小說等。

如同自我管理一樣,我們都是得先把自己的生活過得精采,我們才有更多的素材庫去激盪出新的創意、新的想法。而個人的風格也是透過看得夠多、試得夠多,才能夠漸漸開發出所謂的原創,讓你越來越難被取代。

6.溫柔細心

這點是我遠距工作近五年來,體悟非常深刻的一點。在遠距工作初期,我就經常因為自己的粗心大意,而造成溝通誤會、做白工等來回跑的事件。有的時候,正是因為一些粗心小錯,讓整個工作進度大delay,而且,這件事發生的頻率絕對遠比你想像中還多!事實上,越簡單的事情,我們就越容易因為掉以輕心而犯下不該犯的錯誤,這樣的錯誤雖小,但累積起來卻很可觀。此外,也可能因為心情受影響而更加的浮躁,尤其如果又有時差的阻礙,一點小錯,就可能會落後了一天的進度。

另外,因為遠距工作難以感受到對方的情緒、感受,有時候也看不到對方的表情,在用字遣詞或語氣上很可能造成誤會,會讓對方不小心腦補成其他意思。因此,如果能夠更有自覺地將語氣設定得溫柔一些,適時抽換用字,也許可以讓與你共事的人更加舒服,工作起來更加順暢。變成一個細心的人沒有什麼妙方,就是多留意、多用心,自然能夠減少工作上的人為錯誤。

所有人都能夠透過後天訓練來加強軟實力,但唯有做了才知道,其實要堅持下去且時時刻刻地提醒自己並不是這麼容易的,這是一場心理戰,比的就是恆心、毅力與決心。

——摘編自《啟動遠距工作,設計你的理想生活》,(如何出版社提供)◇