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這些「職場小白」才會犯的錯

提問其實就是人際溝通的一環,最重要的就是舒服、誠懇與精準。保持禮貌和誠懇的態度,就能避免犯錯,贏得人心。(Fotolia)
提問其實就是人際溝通的一環,最重要的就是舒服、誠懇與精準。保持禮貌和誠懇的態度,就能避免犯錯,贏得人心。(Fotolia)

文/朱楚文
知道一堆「成功」應該怎麼做的方法,不如知道什麼樣叫做「失敗」。避免重蹈覆轍,少失敗就是成功了。

前陣子看到一本很有意思的書,是從失敗的創業中學經驗。作者訪談許多有名的創業家,但分享的都不是豐功偉業,而是鏡頭背後的失敗與眼淚。

從負面例子 避開「提問」陷阱

其實很多時候,負面教材更震撼,畢竟少打敗仗就是勝利了。在這裡,我要從負面例子中幫大家做個統整,失敗的問題長什麼模樣,而又為什麼這些問題會被認為是壞問題或不良問題?希望能幫助大家避開陷阱。

一、不合時宜的提問

簡單來說,就是在不對的時機點提問。再棒的問題,若在錯誤時間或不適合的場合提出,依然失敗。

舉例來說,在氣氛嚴肅的財報公布記者會上,詢問大老闆私人問題,而非公司治理或財務展望議題,肯定招來現場與會人士的白眼,大老闆可能也會很尷尬,甚至對你留下負面印象。

另一種相反情況是,在輕鬆的尾牙場合,卻拚命追著長官詢問專案報告的建議,這也很煞風景,自以為是認真工作,實則讓歡樂的現場一陣尷尬。

問題本身沒錯,而是你錯在不對的場合提問,好問題也變成了壞問題。好的問題也必須在好的時間點提出,才能達到最佳效果。

沒能考量關係親疏的提問

例如:隨口探問他人私事,或過年回家,被不熟的親戚問賺多少錢,這些都是沒有考量關係親近度而造成的錯誤提問。

舉凡結婚、戀愛、生育、家庭關係、健康狀態的話題,都屬於私人範疇,一定要關係建立夠深後才能發問,若你從事業務工作,更應該切記一開口就拿私事作為話題拉近關係,恐怕會弄巧成拙。

缺乏觀察的提問

沒有觀察就提問,容易問出蠢問題,或是答案顯而易見卻還發問,只會被質疑專業度,讓人誤認腦筋不清楚。

我的觀察是,明知故問與無意義的提問,幾乎都肇因於「懶惰」,也是最容易被人認為你沒做功課或不專業的原因。真的不知該怎麼提問時,你可以運用啟發性提問公式,以What/Who/Where/When查詢資料後,加上How或Why問出好問題。

切記,若難得遇到重要客戶或大老闆,千千萬萬別問Google就可以查到的問題!

缺乏理解的提問

提問最重要的目的是「增進雙方理解」,如果提問後,關於對方回答的內容,自己聽不懂,最怕沒有正確理解對方,就急著問下一題,此時硬擬出的問題很容易雞同鴨講、失去焦點,同時也容易讓對方感到不受尊重,破壞觀感與雙方關係。

不懂別裝懂,確認關鍵字意涵,理解比面子重要。

缺乏邏輯與連貫性的提問

提問也要避免邏輯不清,上一題與下一題沒有連貫性,甚至第一題與第五題內容雷同,讓受訪者覺得談話繞來繞去,不知道在聊什麼,容易失去耐心,也會失去對你的信任和專業度認同。

否定式提問

你的提問是不是帶有否定意味?例如:「你不覺得這個產品設計圖改成藍色比較好看嗎?」「你不知道下星期的開會時間嗎?」

這類型提問潛藏將價值觀強加在別人身上的訊息,帶有壓迫感、質疑與批評,且語氣中充滿上對下的階級感(即使說者無意,卻容易引發誤會),這樣的提問容易破壞關係。

自我中心式提問

提問忌諱長篇大論地發表個人看法或前言,提問的焦點應該放在理解對方上。

若談話時別有企圖,一心想著「我來提出一些好問題吧!讓你們看看我的頭腦多棒,業績多好」,那無論用什麼問題粉飾都無法變成好問題。

因為在潛意識裡,你的肢體語言和口氣都可能透露這些企圖端倪,顯得不夠誠懇。你必須問一個自己也想要聽到答案的問題,而非只是專注於提問這個動作。

簡單來說,提問其實就是人際溝通的一環,最重要的就是舒服、誠懇與精準,既然目的是為了促進彼此的理解和對話,那語句上就要避免否定他人、探人隱私。保持禮貌和誠懇的態度,就能避免犯錯,贏得人心。

——摘編自《提問力,決定你的財富潛力》,(方智出版社提供)◇