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工作老做不完?5項策略助你拋開誤區

有效改善工作效率要從自身做起,傾聽自己的心智狀態進行調整。(123RF)
有效改善工作效率要從自身做起,傾聽自己的心智狀態進行調整。(123RF)

文/喬許.戴維斯博士(Josh Davis, Ph.D.)
您是否正被每日埋頭苦幹,卻總是忙不完的工作所苦惱?是時間不夠嗎?還是事情太多嗎?

哥倫比亞大學心理學博士喬許.戴維斯,提出了5項有效改善工作效率,且容易執行的策略;他發現要擁有高的生產力和創造力,是需要拋開常見的「效率迷思與工作模式」,傾聽自己身體的聲音,如此才能達到工作與生活都能雙贏。

運用策略 享受工作與生活

面對工作和生活各種需求的壓力,常壓得喘不過氣來。大多數人思考的是:我要如何減少效率低落的時間?我要如何讓部屬每週投入更多小時在工作上?我要如何快速轉換處理各項事務,甚至同時做許多工作,一點時間都不要浪費?

其實,這些方法都放錯焦點了!

這樣要求機器和電腦的效能表現可以,但科學顯示,人類不是有生命的電腦,我們的大腦和身體是根據生物需求而運作,衡量人類表現的指標應該是做事的成果,不是投入多少又多少的時間、做完一件接著一件的事。

我希望你不再想盡辦法要在一天當中擠出更多時間工作,而是懂得調整一些做法,讓自己每天都能有穩定高工作成效的時段,留一點時間來品味生活、從容過日子。從食物、運動、工作進行的時刻,到屬於何種認知類型的事務等,我希望你的活動和環境規劃,能夠幫助你創造每天做事卓有成效的幾個小時,完成當日最重要的工作。

策略 1:辨識每個決定點

完成一件事務的那一刻,是一個珍貴的機會點,你可以決定接下來該處理哪一項事務。這看似簡單,但學習如何辨識並利用一天當中的少數決定點,將會大幅改變你的工作成效與上班一整天後的心情。

你可能經常沒有多想就花上多個小時在不重要的工作上,一旦投入於一項事務中,你的大腦往往就切換成自動駕駛模式,導致你很容易持續做這件事,直到結束或某人、某件事物打斷你⋯⋯

當你的大腦進入自動模式時,你對周遭的覺察力就會降低,時間變得很快流逝。其實,你可以、也應該要後退一步,考慮接下來「值得」先做哪件事,哪些事看起來好像很急,卻不適合在此時先處理。

你可以學習辨識這些決定點,並且珍惜、善用它們,只要花幾分鐘的時間想一下,直到你想起要先處理哪件真正重要的事務。在這些決定點,你可以思考剩餘時間和你當下的心智能量最適合做什麼事。比較不重要的工作還是得花時間做,你可以利用每個決定點安排要做哪項事務。

策略 2:管理心智能量

時間管理並非只是規劃時間與行程而已,請記得這一點:大腦會疲勞,需要休息以復原,因此完成一件工作的最好方法,不是設法在行事曆或表單上找到時間去做它,而是在你具有適合的心智能量狀態時處理它。

了解哪些類型的事務最可能導致心智疲勞,以及當天可能出現怎樣的情緒,你就能作出明智的決定,選擇在何時做什麼事,以及何時該花時間來調整你的情緒。

在適當的環境中工作,能讓你的大腦擁有較好的表現。工作場所的光線明亮度與色度,也會明顯影響你的心智機敏度與創造力的表現。(123RF)在適當的環境中工作,能讓你的大腦擁有較好的表現。工作場所的光線明亮度與色度,也會明顯影響你的心智機敏度與創造力的表現。(123RF)

在你最需要發揮能力、好好表現一下時(例如進行一場簡報或出席重要會議等),做一連串不重要、但必須耗費大腦執行功能的事務,會導致你心智疲勞,這是非常不智之舉。你可以做兩件事:看看你有什麼待辦事務、規劃一下時間,選擇在心智能量巔峰的時段,做需要你發揮最佳能力的事,策略性的選擇在此之前不去做會顯著消耗腦力的事。如此管理你的心智能量,能夠讓你做起事來更有成效。

策略 3:停止對抗分心

我們雖然都知道專注很重要,但關於注意力的運作方式,我們有一些了解與概念是錯誤的。人類的注意力系統天生會經常刷新,隨時敏捷的發現環境中的新鮮事物,以幫助我們應付持續變化的世界。所以,當你強迫自己要保持專注時,不免會變得非常沮喪,因為你的注意力不禁會游移到別的事物上。

時間永遠不夠,事情老是做不完,怎麼辦?問題可能不是你不夠努力,而是使錯力氣。(Fotolia)時間永遠不夠,事情老是做不完,怎麼辦?問題可能不是你不夠努力,而是使錯力氣。(Fotolia)

此時,為了重新專注,你需要做的,可能正是讓你的心思漫遊。讓它漫遊一下,通常你的心思很快就會重返手邊事務,遠快於你先去做別的事再重回原事務。

如果你分心去瀏覽體育新聞或查看社群媒體網站,往往會使你分心半個小時或更長的時間。相較之下,凝視窗外景物,大概不用多久,你就會從白日夢中回神,再度專注於你手邊的事務。而且,在這幾分鐘的心思漫遊中,你的大腦執行了一些重要的認知過程。

策略 4:善用身心關連性

感覺就快要滅頂、喘不過氣來是一種情緒,而情緒並非只在你的腦袋裡,也和你的身體狀態高度有關。當你意識到要做的事遠超過自己所能夠負荷時,通常也會伴隨出現一些身體上的感覺,例如胃部不適等,這是因為你的身體和心智產生密切、複雜的交互作用。

從這個角度來看,運動可以減輕焦慮、提振情緒與幫助認知功能。不過,你不需要過度運動;事實上,當運動是為了立即產生心智益處時,最好別做過多或過於激烈的運動,適量、溫和的運動比較理想。

適度的運動將有助於你減輕焦慮、提振精神。(Fotolia)適度的運動將有助於你減輕焦慮、提振精神。(Fotolia)

同理,你可以選擇吃適當的食物,保持體內水分,喝一點含咖啡因的飲料,幫助自己進入可以高效能做重要事務的狀態。少量多餐,經常補充水分,不攝取過量的咖啡因,這些都有助於使你進入最佳的狀態中。

當你需要處理重要事務時,正確的運動和飲食,能夠幫助你在接下來的幾小時內進入最佳的心智狀態。

策略 5:打造最有益的工作環境

在適當的環境中工作,能讓你的大腦擁有較好的表現。工作場所的光線明亮度與色度,也會明顯影響你的心智機敏度與創造力的表現。

雖然我們往往無法改變自己的工作環境,但還是有很多小方法,可以微調一下環境因素,使你的工作環境有助於生產力。

人類的注意力系統天生會經常刷新,隨時敏捷的發現環境中的新鮮事物,以幫助我們應付持續變化的世界。(123RF)人類的注意力系統天生會經常刷新,隨時敏捷的發現環境中的新鮮事物,以幫助我們應付持續變化的世界。(123RF)

這5項策略之所以有效,不只是因為簡單、容易實行,也因為它們順應人類生物的自然運作。現代的工作文化,可能繼續逼迫我們追求更高效率,步步都得全力以赴;愈來愈多的原因和大量需求,可能繼續使我們感覺快喘不過氣來。伴隨這種型態的加劇,我相信,了解人類身心的最佳運作方式,將會變得愈重要,因為這些了解有助於我們適應整個環境,並在這種嚴苛的環境下有機會出頭、獲致成功。

——摘編自《每天最重要的2小時(暢銷新版)》,(大塊文化提供)◇