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管理學上有一個很重要的理論，叫「流程再造」，主要的原理是這樣：因為以往的作業可能侷限於人工作業、批次作業，造成作業流程上有些設計是不符合快速、穩健、即時反應的原則；所以，我們對任何以往設計的作業流程，都應該考慮一下，是否有改進的空間，這就是流程再造。
其作業的方式如下：首先，你依據現在的作業，描繪出作業流程圖，針對裡面每一個步驟進行分析，哪邊的流程可以更有效率的處理，然後繪製出新的作業流程圖，就可以進行流程再造。
我舉個例子來說 ，多年前我調任到一個新單位，單位人力實在不夠，就對所有同仁的工作內容進行分析，看有沒有多餘人力，可以處理日漸增加的工作項目，後來發現有兩個人，處理的事情是屬於例行工作，可是量很大，他們的工作主要是接受人家的申請，然後釐正電腦系統資料，再發文給申請人核准他的申請事項，而這個發文動作的作業量非常大，所以就佔用了兩個人力。
你注意到這個作業流程了嗎？接受人家申請、登錄電腦釐正、發文，這樣三段式作業程序，最繁雜的部分是處理發文系統。所以，我重新設計新的作業流程，我把原有的申請書重新設計為 A4紙張大小，中間以點點橫線分隔為兩部分，上方為申請聯，下方為核備聯， 所以又刻了一個核備原子章，中面有可撥動的日期。作業流程重新設計：申請人以新的表格提出申請後，承辦同仁接受申請，當場在核備聯部分蓋上當日的核備章，然後截下核備聯部分，直接交給申請人，如此就簡化了發文的動作。申請人也很高興，當場提出申請，就收到蓋有核備章的核備聯。
所以這個流程再造，產生的工作簡化，不但節省人力、發文紙張，也節省了郵資，更給申請人提供最快速最方便的服務，我們重新設計的流程再造，最後只需要二分之一的人力來處理電腦登錄與釐正，解決我當時人力吃緊的問題。所以，流程再造是一個很好的秘訣，可以提供更好的服務，節省單位更多的人力，你可以試試看，看看你平常處理的工作中，有什麼可以流程再造，你就可以獲得最佳的管理效益。◇
