loading...
以我多年的經驗，就是將工作簡化，概分為兩大項：一、簡化作業流程；二、簡化工作項目。
筆者建議，先試著簡化作業流程，因為這影響層面大效益高；實在不行，再進行工作項目簡化，對比較沒效率的工作項目或執行後成本大於效益的工作項目，予以簡化或者不做，讓人力用在刀口上。
如何簡化作業流程？筆者分享一個自己的親身經歷，希望能啟發管理者的思考，進而做出更恰當的決策。
多年前，我調任到一個新單位，單位人力實在吃緊，因此決定將所有同仁的工作內容進行全面分析，試圖找出是否有多餘人力的脈絡，可以處理日漸增加的工作項目。
透過分析發現，有兩位同仁的職務是屬於例行工作事務，他們的工作主要內容是接受納稅義務人的申請，釐正電腦系統資料，再發文給納稅義務人核准申請事項，而這個發文的動作，作業量非常大，所以就占用了兩個人力。
注意到這個作業流程了嗎？接受申請、登錄電腦釐正、發文，這樣三段式作業程序，最繁雜的部分，是處理發文系統。所以，我重新設計新的作業流程，把原有的申請書重新設計為A4紙張大小，中間以圓點橫線分隔為兩部分，上方為申請聯，下方為核備聯，所以又刻了一個核備原子章，中間有可撥動的日期。
然後，再將作業流程重新設計，申請人以新表格填寫，承辦同仁接受申請，現場於核備聯蓋上戳章，再撕下交給申請人收執，如此簡化了發文的動作。申請人也很高興，當場提出申請，就能收到核備聯，不用再曠日廢時的等待核准公函，簡化納稅義務人處理程序。
這個新的流程讓工作簡化，不但節省人力與發文紙張，也節省了郵資，更給申請人提供最快速、最便利的服務，最後只需要1/2個人力，處理電腦登錄與釐正，解決當時人力吃緊的問題。所以簡化作業流程是提升人力很好的祕訣，可以提供更好的服務，讓服務更有效率。
簡化作業流程在管理學上有個學術名詞叫「流程再造」，主要的原理是在於，以往可能侷限於人工作業、批次作業，造成流程上的設計不符合快速、穩健、即時反應的原則。所以，審視作業流程有否改進的空間，這就是流程再造。而針對每一個步驟進行分析，哪邊的流程可以更有效率的處理，然後繪製出新的作業流程圖，就可以進行流程再造。
前面的案例與理論分享，希望對管理者有所幫助，好好審視你現在所有的工作項目中，是否有流程再造的地方，若能有所調整應該會讓各工作項目更有效率。◇
