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自我管理做得好 不再被時間追著跑!

時間管理最重要的是安排「優先順序」。(123RF)
時間管理最重要的是安排「優先順序」。(123RF)

文/朴大輝 譯者:楊筑鈞
編者按:「時間管理」之所以對多數人而言那麼困難,是因為大部分人都不知道,時間管理其實是種「自我管理」,如果不能養成珍惜時間的「態度」,即使再怎麼管理時間,還是只能原地踏步。

多數人的時間管理,只做到表面,總是效果不彰、被進度追著跑,其實,真正的時間管理,不在「管理」,而是「態度」!一起看看本文的介紹。

先解決最不想做的事

無論是什麼事,其中必定會有個核心重點,那麼時間管理的核心重點是什麼呢?就是「順序」(sequence)。決定事情的順序,是時間管理中真正最重要的事,依照什麼順序來進行工作,其結果會大不相同。

美國一家名為「Pepsodent」的企業總裁查爾斯.盧克曼(Charles Luckman)是個在中年時,從身無分文開始奮鬥,後來成為百萬富翁的成功人士。當他就任社長時,人們羨慕他的成功神話,想了解他的祕訣,對他提出了無數個問題。

「你成功的祕訣是你擁有出色的頭腦嗎?」

「不是的,我的學歷沒什麼大不了的。」

「那麼是繼承了財產等東西,成為了你的原動力嗎?」

「不,我身無分文,我之所以能夠走到今天,是因為11年前所下的一個決心,就是按照重要順序來處理事情。」

大多數人都會同意,處理事情真正重要的因素是順序,那麼我們應該用什麼標準來決定事情的順序呢?幾乎可以說,確定工作順序的標準和程序取決於「是否能實踐計畫?」、「能不能完成目標?」這兩點。

從心理觀點來看,事情大致可以分為「想做的事」和「不想做的事」兩種。「想做的事」為自己帶來快樂,時間也過得很快,相反,「不想做的事」會伴隨不少痛苦,時間過得很緩慢。

「想做的事」大部分要給別人錢才能做,而「不想做的事」大部分要收別人錢才會做,那麼,這兩個當中應該從哪個開始呢?這個決定因每個人的價值觀而異,如果你只想享受人生,只要做你想做的事就可以了,相反,如果你這輩子一定要成功,那就從不想做的事做起吧!

學習一些事情時,基本功很重要,如果扎扎實實的練好基本功,雖然剛開始看起來很緩慢,但隨著時間的推移,實力也會提升。時間管理的最大核心重點和基本功就是「決定要做事情的順序」,這也是建立成功的基本功之事。要去做不想做的事,需要意志力和努力,努力就是承受住艱苦的工作,然後忍耐著去做不想做的事,每時每刻都品嘗著自己的極限。

你有見過不努力、沒有自制力卻成功的人嗎?就算有,他的成功也是不會長久的。

每天只拉10次單槓,你拉單槓的實力就會停留在10次。雖然手臂抖個不停又很疲累,但只要堅持下去,每天努力多拉1次的話,那麼90天之後你就具備了拉100次單槓的能力。我們必須超越這個過程,每天都要比昨天面對多一個艱難又不想做的事,只有不去推遲自己不想做的事情,正面迎擊,才能得到鍛鍊和成長。

案例分享:

快到上班時間了,K氣喘吁吁的跑進公司,坐在自己的桌子前。他昨天加班到很晚,桌子搞得亂七八糟,讓他不知道該從什麼事情開始做,突然腦袋有點發楞,他決定從眼前的事情開始,或者從手上的事情開始,就那樣看到什麼做什麼,當然中間插進來的事情也處理了。

混過上午,過了午休時間,他吃完午餐回來,忽然睏意襲來,雖然努力喚醒朦朧的意識,但已經無法集中精神(做為參考,一天中的下午2:00~4:00是集中力最差的時間)。時間一晃而過,到了4:00,他開始有點清醒了,想做點事,但已經靠近下班時間了。他整天忙得不可開交,好像忙得要死,但真正該做的重要的事卻沒做出來,感覺事情總是堆積如山。隨著時間的推移,工作壓力越來越大,他甚至開始懷疑「這份工作是不是不適合我?」

隨著時間的推移,業務累積成堆,表示事情處理的順序存在問題。工作的順序是時間管理的控制重點,把工作順序定好是讓工作這個毛線團不打結的方法。那麼我們應該按照什麼順序來做事呢?正如前面所說,最好先處理不想做的事情和想推遲的事情(讓人心情沉重的事情)。如果不按照這個順序處理,只做自己想做的事,事情就會不斷堆積。

此外,如果讓不想做的事一直拖延下去,之後就會在我們意想不到的地方出現問題,在關鍵時刻造成致命的打擊,最後推遲的事情和其他工作交織在一起,像滾雪球一樣越滾越大。

解決這個問題的方法是「序列W」(Weight),這是確定業務處理順序非常強而有力的解決方法。在摸不清頭緒的時候,用「序列W」來決定順序,就可以更有效的處理工作。

在這裡,W是心靈的重量,我們思考某件事時想推遲的程度、想從心裡排除的程度就是W值,如果真的不想做這件事,想多推遲的話,W值就給9~10分,一般的話給5分,簡單好做的話就給0~2分。評分時,心靈的重量W值只能定為0~10分。

序列W時間管理3階段

讓我們來具體了解序列W時間管理解決方法的3個階段。

第一階段:寫出今天要做的工作清單。

第二階段:分別對要做的事情定下W值,自己考慮該業務在心中感受到的重量,定出0~10分之間的分數即可。

第三階段:首先處理W值大的問題,然後完成工作後畫上紅線。

首先處理W值大的問題是有理由的,我們的能量在一天之中的上午最高,在這個能量最高的時候,首先要處理心理壓力重、不想做的事,從下午開始再盡量去處理一些比較容易的事。

用這種方式做事的話,越到下午心裡就會越踏實,剛開始的第一週可能會覺得有點吃力,但如果習慣這種方法,即使處理同樣的事情,也會體驗到處理事情的速度加快,並且隨著時間的推移,心情也會變得舒暢。但重要的是,第一次學東西的時候,至少要堅持三週以上。

我們總是站在選擇的十字路口,在走向目標的路上,你站在艱難的上坡路和舒適的下坡路中間的瞬間,你會選擇哪一條路?一般人不會馬上選擇辛苦攀爬,而是會先選擇簡單、舒適的道路。選擇下坡路,雖然一開始很舒服,但後來卻得要爬得更多。相反的,上坡路則是越到後面越輕鬆,即使剛開始很累,選擇上坡路也會更快接近目標。

要再次牢牢記住,時間管理的核心在於「順序」。 

——摘編自《想做的事都做得到的時間駕馭術》,(采實文化提供)◇