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社交禮儀的第一層，就是如何把話說好。說話要考量別人的感受，而不只是站在自己的立場。
把話說好，讓對方感受到你的高情商，能夠促進職場上的人際關係。表達方式不好，話說得太直白，或是習慣批評，甚至口出惡言，都會給人負面印象。
話說出口之前，先想像一下，我自己聽到這句話的感受是什麼？多思考一下，自然會知道怎麼表達比較好。
說話速度、音量要適中，音量太大，會讓對方有壓迫感，但也不能太小聲，以免人家覺得跟你說話很吃力。表情與肢體動作要適宜，修辭也很重要，這些都是很細膩的地方，要非常注意。
邏輯要清晰，要有提綱挈領的能力，先說要點，讓對方清楚知道你要表達什麼，引導對方進入你的軌道，兩人的對話才能在同一個軌道上，而不是兩條平行線。
態度要嚴謹，不要隨意評論、傳播別人的事。你個人的事，可以多聽聽別人的看法。別人給你的指點，要虛心接受；給你的稱讚，則要謝謝他的肯定，絕對不要說「你現在才知道喔！」這種理所當然要別人肯定的心態，千萬不要有。
這些事情看似平常，但都是影響我們人際關係與個人信譽的關鍵。
職場上的說話技巧
職場不是你家，如果你把在家裡對待家人的模式搬到職場上，很容易招人厭惡。
◎ 對上表達
對上的表達方式，要言簡意賅，你可以主動提出方案，分析利弊，讓主管作為決策參考。
當你做出承諾時，一定要讓主管認為你是言必信、行必果的人，有審慎的思考和縝密的計畫。絕對不要信口開河，這是職場的大忌，會影響你的信譽。
◎ 對下表達
和部屬說話的時候，千萬要記得，不要擺出架子，一定要尊重部屬。你尊重他，他才會尊重你。
多表揚、多鼓勵，可以提高部屬的積極度，他也會願意多做一些。如果部屬做得不好，我們要給予指導，不能置之不理。
談到比較嚴肅的話題，要記得幫對方留臺階，讓他覺得你是懷著善意，真心為他著想。千萬不要一味的展示自己有多行、多厲害。
◎ 跨部門溝通
如果是跨部門溝通，要顧及每個部門的面子，不要越過對方的專業領域與職責，過度指導。
彼此要有共識，要讓對方覺得「我們要一起完成這件事，而不是造成部門間的對立」。
◎ 面對客戶
與客戶見面之前，要先弄清楚對方想解決什麼問題，找到彼此利益的共同點，表現出樂意為他解決問題的態度，這樣對方才會願意與你展開對話，跟你拉近距離。
面對不同的對象，有不同的表達方式，這些都是需要特別練習與學習的。
身為主管，表達更要自律
主管如果不控制好自己的情緒，很容易把情緒宣洩在部屬身上。
一定要記得，急事要慢慢說。
有些苛刻的主管都會用各種動物來數落員工：「你動作怎麼慢得跟烏龜一樣？」、「你怎麼笨得跟驢一樣？」這些都是很不友善的表達方式。切記，不要把這些傷人的話掛在嘴邊。
就算是熟識的部屬，也不能因為熟識就忽視他的心情。
部屬難免會犯一些小錯，主管要有一定的容錯能力。
面對小錯，我們可以幽默、善意提醒，不要嚴厲責備，這樣部屬才不會升起防衛心，也就比較容易接受我們的建議，進而增加彼此之間的信任感。
對於沒把握的事，我們要謹慎確認，可以主動詢問：「我有沒有曲解你的想法？」讓對方感受到我們的謹慎與尊重，不要隨便臆測未經證實的事。
要讓部屬覺得你是一個成熟的主管，有承擔，並且有能力把事情處理好。如果事情超出你的能力範圍，不要輕易答應對方，不要承諾那些自己做不到的事。
當你陷入低潮，不要見人就抱怨，這會讓人覺得你這個主管沒有肩膀與擔當，喜歡把痛苦轉嫁給他人。
你說出來的話，要能夠鼓舞對方，讓他們覺得有幫助。
若你能夠以身作則，部屬們之間的溝通與表達也會越來越正向、越來越好。
換句話說 讓表達更積極
列舉十句我在職場中常用的換句話說，讓表達更積極，以促進有效的溝通和良好的工作關係：
1. 原話：「你不應該這樣做。」
換句話說：「也許我們可以考慮其他的方法來解決這個問題。」
2. 原話：「這個計畫不會成功。」
換句話說：「我們可以再審視一下計畫，看看是否有改進的空間。」
3. 原話：「你做錯了。」
換句話說：「我們可以找一些改進的方法，以確保任務順利完成。」
4. 原話：「這不是我的問題。」
換句話說：「讓我們一起找出問題根源，解決它並確保我們團隊取得成功。」
5. 原話：「我沒有時間幫你。」
換句話說：「很抱歉，我目前比較忙，但我可以為你提供一些資源或指導，幫助你解決問題。」
6. 原話：「這聽起來很困難。」
換句話說：「這是一個具挑戰性的任務，但我相信我們可以透過團隊合作，努力克服它。」
7. 原話：「我不喜歡這個想法。」
換句話說：「這個想法有一些潛力，但也許我們可以再考慮一下實行的方式。」
8. 原話：「你不應該這樣想。」
換句話說：「我理解你的觀點，但也讓我們嘗試看看其他的視角。」
9. 原話：「這是不可能的。」
換句話說：「這是一個具挑戰性的目標，但我們可以一步一步朝著它努力。」
10. 原話：「我幫不了你。」
換句話說：「我會盡力協助，但我們可能還需要尋找其他資源來解決問題。」
使用鼓勵、合作和解決問題的語言，對方會更容易接受，你也會更受歡迎。
換位思考 有效溝通關鍵
職場上，幾個溝通的重點如下：
1. 要很敏銳的感受同仁內心的想法，先一步敞開心門跟部屬溝通。
2. 表達要真誠、有禮，再搭配實際的行動與作為，不能言行不一。
3. 不論對方的背景為何，我們的態度要一致，不卑不亢。不要用雙標對待同仁，這樣將很難帶領團隊。
4. 一個聰明的主管，話不要說滿，留三分給對方，讓對方有臺階下。
說話要先走心，再用腦，最後才是嘴巴。嘴巴永遠都要比腦子慢一秒。
最後，我要再次強調，一定要懂得換位思考，思考對方想要達到什麼目的，或是思考對方可以理解的範圍，站在他的立場，用他可以理解的方式表達，才能有效溝通。
所以，能否有效溝通，說話技巧很重要，也跟我們能否有多一份同理心有關。
說話、表達方式不能輕忽，但也不是拘謹過頭，動靜之間如何拿捏，談笑風生又達到目標，這就是智慧。
書封。（先覺出版社提供）——摘編自《把微不足道的小事放在心上》，（先覺出版社提供）◇
