電子郵件犯這些錯誤 你太不專業了

據《赫芬頓郵報》報導，人們每天以電子郵件和同事溝通重要事項，很多人無意中曝露了自己的不成熟和能力不足。

美國數位生產力教練、演說家暨顧問黛博‧李（Deb Lee）表示，當你使用電子郵件犯錯卻沒有察覺時，你會給別人不專業和不注重細節的印象。

人們經常使用電子郵件，但可能犯了看似無害卻有損專業形象的錯誤。（Shutterstock）

人們寫電子郵件常犯5個錯誤：

1. 按到「回覆所有人」按鈕

按下「回覆所有人」的按鈕，把所有同事都列入「連環信」中，讓你成為主角，這是非常不好的工作方式。

職涯策略師戈納（Ana Goehner）說，按下「回覆所有人」的按鈕是她經常看到人們犯下的大錯。這麼做會讓你卡在「連環信」中，讓你收到一大堆「謝謝」或「收到」之類的訊息。這些不必要和不相關的訊息可能會讓你的收件夾爆滿。

李表示，人們不應該「回覆所有人」，而是找出有需要被告知或負責下一個步驟的人，然後追蹤他們的進度。

戈納提到，如果你有需要讓很多人知道這封郵件的內容，你可以把收件人之外的人納入密件副本，這樣能確保每個人的隱私都獲得尊重。

2. 隨便使用表情符號

如果你在很嚴肅的電子郵件上添加大笑的表情符號，你可能會讓同事瞠目結舌。

職涯教練克努特（Kristine Knutter）說，「當專業人士在工作中太隨便，使用不完整的句子或類似傳簡訊的表情符號時，他們經常被視為不專業。相反的，專業人士應該採用比較專業的語調，使用完整的句子，以及避免添加表情符號。」

在看不到肢體語言線索情況下，人們原本用來表示友好的表情符號，可能會被視為惡意或令人厭惡。比如說，微笑表情符號不一定會被看成溫暖的微笑。

3. 內容有拼寫或語法錯誤

李表示，拼寫和語法（文法）錯誤是讓你看起來很不專業的前兩大錯誤。當你發現自己把收件人的名字寫錯時，那真的是讓人非常擔心。

電子郵件的收件夾有來信。（Fotolia）

她說，為了避免這些令人尷尬的錯誤，在寄信之前，務必再次確認收件人的名字和職稱。你可以大聲念出信件內容，以便找到錯誤。「當你聽到它們時，你比較容易找到它們。」

萬一你真的把某人的名字寫錯了，你應該跟對方道歉，而且確保下次寫對。

4. 信件內容太冗長

你不會想看到同事寫的電子郵件像論文那麼長。你的同事也是一樣。最好的電子郵件應該言簡意賅，直接切入重點。

克努特說，為了讓你的信件內容清楚而且容易消化，你可以把內容分成比較短的句子和段落，而且加上點句引導號。別忘了說清楚你希望收件人如何回覆與期限。

戈納表示，為了完成有效的溝通，當你知道電子郵件無法妥善溝通時，你就應該換成另一種溝通方式，如電話。人們喜歡以不同方式接收訊息。對某些人而言，聲音和畫面比閱讀細節更有幫助。

一名男子在看電子郵件。（Nicholas Kamm/AFP/Getty Images）

5. 生氣時寄電子郵件

電子郵件不光是溝通的工具，也能記錄你的行為。這就是為什麼你不應該在生氣時寄電子郵件，因為你可能會寫下你無法回收的東西。

職涯教練根杜索（Anne Genduso）說，藉由電子郵件苛刻批評同事是個大錯。這麼做不但不專業，也可能引發爭端。

戈納建議，當你生氣時，你可以去散步，讓自己冷靜下來，或是在Word文件寫上信件內容，但不要存檔。這麼做有助於消除心中的負面感覺。

她強調，寫電子郵件的通用規則是，只寫下你可以很自在跟對方當面說的話。「不要寫你不會跟某人當面說的話。不要躲在這些訊息後面。」◇