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「趕在截止時間前完成確實很重要，但更重要的是把事情做好！」
策略規劃組的S，今天又被組長大罵一頓。雖然趕在截止時間前完成報告，卻被嚴厲斥責「內容不足」。為了趕在期限內完成報告而傾注的心力，彷彿頓時化成泡沫。明明已經在預定截止時間交出成果，換來的卻是「時間沒那麼重要」，著實令人不知所措。儘管內心很清楚成果的品質有多重要，但當下倒是很想反問：「既然如此，為什麼不多給點時間？」
「我得趕快修改好，重新上呈才行，但……到底該怎麼做？」雖然身體已經開始邁向下一項工作，內心卻十分煩躁，思緒也很複雜。
比截止時間更重要的是……
像S一樣，拚命趕在截止時間完成的態度，是被動型職員典型工作習慣。被動型職員會以截止時間擬定計畫，將行程排得密密麻麻，以免浪費任何時間，並且努力在規定時間內按照計畫完成工作。然而，只顧著埋頭遵循擬定的時程表，怎麼也無法擺脫「時間」框架的限制。這是沒有「做事頭腦」的人的典型特徵。
有做事頭腦的人做法不同。儘管乍看之下確認工作日程的模樣差不多，但他們往往把重點聚焦於業務發展與結果，而不是截止時間。
一開始雖能從容不迫的訂好截止時間，但很多時候實際開始工作時，發現比預期需要更多時間。此時，有做事頭腦的人會發揮靈活的彈性，確認剩餘時間，並盡可能重新調整業務順序，以獲取更好的成果。
假如經過判斷後需要延長期限，會事先向相關人士說明情況，提出調整日程建議。避免為了趕著配合截止時間，反而導致成果出問題。調整日程時，也會主動提出適合自己的日程安排，而不是一味配合對方要求。
有時會為了如期完成工作，篩選受委託的業務、適時尋求協助、觀察工作發展趨勢及全面研究必要事項後，再根據情況自由調整時間與業務量。
假如時間是一條等速移動的輸送帶，有做事頭腦的人會在時間上考慮工作發展與結果，根據需求重新調整業務。將調整業務的主導權掌握在自己手中，而非交由時間控制。而被時間追著跑的人則是，將拚命追趕卻尚未完成的結果放在輸送帶上，然後無可奈何的面對自己明明很努力，卻被上司大罵一頓的局面。
關鍵在於彈性變通
營業部的L經理為了在兩星期後新產品企劃會議上提出創意構想，空出一整天日程。然而，整個上午完全集中不了精神。雖然會議是在兩星期後，時間還算寬裕，但在毫無進展的情況下，只由時間不近人情的流逝著。
L經理隨即轉換處理方式。他認為若放任情況發展下去，非但無法發揮創意，還會造成其他工作延遲，於是決定提前處理隔天日程中，有辦法輕鬆解決的一、兩項業務。就在快完成提前一天處理的工作時，忽然靈光一閃出現關於企劃的想法。雖然當時已接近下班時間，但還是先做個簡單的筆記。
隔天上班後，L經理稍微整理前一天留下的筆記，開始著手撰寫新產品企劃案。剩餘的時間則用來修改這份企劃初稿，使它變得更完善。
L經理將當下無法處理的工作與其他日程交換，並順利完成理想的成果。假如L經理只顧著按照預定計畫，結果要不是寫出令人不滿意的企劃，要不就是得將工作持續至第二天，導致延遲隔天業務的糟糕情況。
L經理的工作方式，與「比預期提前十天完成」相當類似。為了好好完成工作，重新調整業務排序。由於新產品的創意構想與提案是相當重要的業務，經判斷得提前完成如此重要的工作，才能確保時間上的寬裕。然而，進展卻不如預期，因此先解決可以馬上處理的小事，等到創意浮現時，盡快把握時機，最後順利完成提案。彈性調整時間，確保預留充分的時間修改，在沒有壓力的情況下有效率處理業務。
比預期提前十天完成工作，越重要的工作，越該提前進行。（Shutterstock）越重要的工作 越該提前進行
企業CEO處理業務的方式，也是依循類似的模式。CEO作為企業握有最高決定權的人，必須在消化各種日程的同時，做出最好的決定。他們比任何人都需要澈底管理時間。日程管理基本上由祕書安排，但最後仍得經本人確認與調整。
雖然會根據需要的時間制訂日程，不過這只是用來處理日常業務的輔助。而消化預定的日程、順利進行工作並交出成果，才是更重要的事。為了按照預定的日程，卻沒有充裕時間檢討與判斷，自然就提高做出不適當決定的機率。
「迫於時間上的不得已」這句話，意味的是工作主導權不在自己手上。只顧著埋首於非完成預定日程不可的想法，很容易讓人頓時失去整體方向。然而，最高階的領導者卻懂得綜觀趨勢，於必要時果斷調整後，再繼續著手工作。
越是重要的工作，越會提早處理，充分預留檢討與深思熟慮的時間，這就是CEO掌握工作與時間主導權，並且做出更好選擇策略。
「提前十天完成」，是為了讓時間的主導權重新回到自己手上。善用「提前十天完成」的策略，堅守我們對於工作與時間的控制權。當我們有能力掌控與調整的事物越多，信心也會變得越強。
當一個人握有主導權，並且藉此達成成就時，不僅會開始為自己感到自豪，更會因此受到激勵而願意接受新挑戰。如此一來，才能成為自己理想人生的主人。
——摘編自《哈佛日曆快十天：提前十天完成，拿回生活的主控權；哈佛優等生及高效主管都在用的奇蹟時間管理法》，（幸福文化提供）。◇
